Gmailには『不在応答』という、休暇中にメールを出してくれた人に対し、自動で定型文を送信する機能があります。しかしそのメールアドレスが”生きている”とスパム業者に認識させてしまう恐れもあるので、使い方には注意が必要です。
Gmailの言語設定を(US)とした場合に、Settingsに表示されるGmaillabには、”Canned Responses”という定型文作成プラグインがあります。
この”Canned Responses”は本来定型文を作成するものなのですが、フィルタ機能を組み合わせることで、件名に特定ワードが含まれる場合、特定の定型文を自動で返信する仕組みを作ることができます。少し見てみましょう。
■Gmailの言語設定を『English(US)』と設定した後、
『settings』からGmaillabを表示させます。
■『Labs』タブを開きます。
■その中の『Canned Responses』を『Enable』へ変更します。
■一番下までスクロールし、『Save Changes』をクリックします。
■今度は定型文を作ります。『ComposeMail』をクリックして、
宛先を入れず、本文を入力します。
■入力が終わったら、Subjectの下の『Canned Responses』から
『New Canned Responses』を選択します。
■定型文テンプレートの名前を入れます。日本語もOKです。
■さて、ここからが今回のミソとなる部分。
Create a Filterをクリックし、フィルタを作ります。
今回は件名に『あけましておめでとう』が入っている場合には
自動で年賀状を出すようにします。
『From』に入れれば、特定の人から受けた場合に自動返信することができ、
右上の『Has the words』に複数の単語を入れるとチョイスが増えます。
条件ができたら『Next Step』
■今回の条件は『件名に”あけましておめでとう”が入っている場合』です。
アクションを設定します。
『Send Canned Responses』にチェックを入れ、先ほどの定型文を選択します。
完成したら『Update Filter』。
■テスト送信してみましょう。
別アカウントで件名に『あけましておめでとう』を入れ、本文を適当に作成します。
■上側が送信したメール、下側が自動応答です。
*今現在の自動応答はレスポンス0秒で即返信できてしまうので、
メールマガジンの解除などにしか使えませんが、タイムラグを意図的に指定できたり、
条件をより複雑に組み合わせることができれば、
人工無能のような仕組みもできるようになるのではないでしょうか。
GmailLabはGoogleAppsのユーザーも使うことができます。
企業内で自動返信などいろいろ応用ができそうです。
